arrow Zpět na Blog

Cesta do zahraničí služebním autem

16/09/2021

Pokud máte práci, ve které musíte často cestovat do zahraničí, víte, že letecká doprava není vždy tou nejlepší volbou. Někdy není možné doletět do cílové země Vaší cesty (protože například neexistují vhodné lety) nebo je to prostě časově nerentabilní. V některých případech je někdy levnější jet služebním autem .

Kdo jezdí na služební cesty?

Pro někoho jsou služební cesty dlouho očekávaným okamžikem v nudné kancelářské práci, zatímco pro jiné je to utrpení. Ne každý má rád dlouhé cesty, zvlášť když musí sám strávit mnoho hodin za volantem. Zaměstnavatel může nařídit tuzemskou nebo zahraniční pracovní cestu. Pokud není možnost letět letadlem, šéf Vám předá klíče a řekne: jeď!

Služební cesty jsou součástí zaměstnání a musí souviset se specifičností Vaší profese. Jedná se o cesty mimo město, ve kterém se nachází pracoviště, na kterém běžně pracujete.

Může to být cesta související například s:

  • obchodním jednáním,
  • uzavřením smlouvy s jiným subjektem, která vyžaduje fyzickou přítomnost zástupce firmy,
  • událostí, jako je veletrh nebo konference, související s profilem Vaší profese,
  • jakýkoli jiný důvod relevantní pro pozici, kterou zastáváte.

Pokud není splněn žádný z výše uvedených bodů, můžete mít problém s vypořádáním cesty. V nejhorším případě Vám nemusí být proplacena náhrada nákladů.

Služební cesta – povinnosti zaměstnavatele

Na služební cestu by měl zaměstnavatel poskytnout zaměstnanci:

  • odpovídající odměnu (je přesně definována zákonem a závisí na cílové zemi služební cesty),
  • náhradu nákladů na pohonné hmoty,
  • pokrytí nákladů na ubytování nebo stravování,
  • náhradu všech ostatních nákladů, stanovených zaměstnavatelem.

Povinnosti zaměstnavatele a zaměstnance související s cestami, včetně cest do zahraničí služebním autem , jsou definovány zákonem a vnitropodnikovými předpisy. Do značné míry také závisí na formě podnikatelské činnosti, jakou Vaše firma vykonává.

Důležitá věc, která nesmí být přehlížena, je bezpečnost zaměstnance, který je vyslán na služební cestu. Nesmíte zapomínat, že řidič musí mít čas na odpočinek a přestávky. Harmonogram cesty musí zohledňovat potřeby zaměstnance.

Důležité je také řádné pojištění, a to jak pro zaměstnance, tak pro auto. Nedodržení těchto povinností může mít vážné důsledky.

Co si musí zaměstnanec pamatovat při zahraniční pracovní cestě?

Pokud se chystáte na služební cestu do zahraničí, musíte se v první řadě postarat o svoji bezpečnost, pohodlí a příslušnou dokumentaci.

Odpovídající pojištění

Před odjezdem nezapomeňte projednat otázky pojištění se svým zaměstnavatelem. Od vedení musíte získat informace pro případ nouzových situací. Každá země má své vlastní zákony a postupy se mohou zcela lišit od Vaší domovské země.

Váš komfort a pohodlí

Před cestou do zahraničí si vytvořte vhodný harmonogram cesty. Musí brát v úvahu Vaše potřeby a nesmí být příliš napjatý. Pokud nebudete mít čas na přestávku a odpočinek, vyjednejte si se zaměstnavatelem podmínky cesty. Kromě toho nezapomeňte na čas na spánek a jídlo. Zaměstnavatelům záleží na tom, aby takové cesty byly co nejkratší a minimalizují náklady jak jen to jde. Není tedy divu, že kvůli tomu zaměstnanec často přichází o peníze, což zase může vést ke stresu a vyčerpání.

Povinnosti zaměstnance

Při služební cestě do cizí země si musíte pamatovat na dokumentaci. Zaměstnavatel má povinnost zajistit Vám finanční prostředky na dobu trvání cesty. Abyste však cestu řádně vypořádali, musíte se postarat o všechny potřebné dokumenty. Pečlivě sbírejte faktury a účtenky za palivo, ubytování, stravování a další výdaje přijatelné pro zaměstnavatele. Pamatujte však, že každá z těchto položek má specifický rozpočet. Pokud překročíte částku přidělenou pro Vaši cestu, musíte mít oprávněný důvod a předem to dohodnout se zaměstnavatelem. V opačném případě můžete dodatečné náklady zaplatit z vlastní kapsy.

Jak se připravit na zahraniční služební cestu?

Než se rozhodnete pro zahraniční služební cestu, musíte se zaměstnavatelem všechno řádně probrat. Nejdůležitější je:

  1. jaký je termín služební cesty? Jsou brány v úvahu časy odjezdu a příjezdu tam a zpět?
  2. Jaký je přesný účel cesty (např. obchodní jednání, uzavření smlouvy, školení, konference, veletrhy)?
  3. Jaké je cílové místo cesty (země, město, přesná adresa)? V případě nedorozumění může dojít k chybě.
  4. Jaké náklady hradí zaměstnavatel (např. jídlo, ubytování, palivo, náklady na účast na konferenci)?
  5. Jakou zálohu dostanete před odjezdem?
  6. jakým způsobem bude služební cesta vyúčtována? Jaké dokumenty musíte předložit při návratu?
  7. Jak budete během cesty kontaktovat zaměstnavatele? Jak může vedení kontaktovat Vás?

Důležité! Nezapomeňte se postarat o to, aby byly na dokumentech souvisejících s Vaší služební cestou všechny potřebné podpisy a razítka. Pokud si nepohlídáte všechny příslušné formality, můžete mít později problémy s vypořádáním cestovních výdajů.

Na co dalšího byste si měli pamatovat, než vyrazíte do zahraničí?

Je mnoho věcí, se kterými byste se měli seznámit ještě před odjezdem. Je na zaměstnanci, aby se o ně postaral. Jde o problémy související především s dokumenty, právními předpisy platnými v jiných zemích nebo dokonce s otázkami bezpečnosti.

Jaké dokumenty musím mít s sebou?

Ve většině zemí Evropské unie stačí ke vstupu na území cizí země pouze občanský průkaz. Pamatujte však, že na některých hraničních přechodech budete muset předložit rovněž cestovní pas.

V několika zemích bude vyžadováno vízum. Někdy je možné jej získat na hranici, ale některé země vyžadují, aby bylo vyřízeno předem.

Důležité! Pamatujte, že všechny dokumenty musí být aktuální a jejich doba platnosti delší než datum Vašeho odjezdu. Zkontrolujte také, zda je například Vaše fotografie jasná a zda jsou všechny informace jasně viditelné.

Výměna peněz – důležitá věc

Zkontrolujte, jaká měna platí v zemích, do kterých se chystáte. Ve většině zemí Evropské unie to bude ve většině případů euro. Vezměte si s sebou trochu hotovosti, protože nikdy nevíte, co se stane. Nejlepší je, abyste s sebou měli o něco více peněz, než ve skutečnosti potřebujete.

Stojí za to mít s sebou americké dolary. Ve většině zemí jsou vítány a v případě potřeby je můžete použít.

Zdraví a očkování

Při plánování cesty pamatujte na zdraví a bezpečnost. Nejlepší je poradit se s lékařem a představit mu situaci – kam jedete, za čím, s jakými možnými zdravotními problémy to může souviset. Informujte jej rovněž o všech nemocech a lécích, které trvale užíváte.

Možná budete muset podstoupit několik prohlídek určených lékařem, abyste se ujistili, že je pro Vás zahraniční cesta vhodná.

Zeptejte se také, jaká zdravotní rizika Vám v dané zemi mohou hrozit.

Některé země také vyžadují dokumenty potvrzující očkování.

Nezapomeňte si udělat zásoby potřebných léků, které trvale užíváte. Stojí za to mít je s sebou. Lékař by Vám měl poskytnout příslušný dokument, který Vás opravňuje k přepravě léků přes hranice. Pamatujte, že musí být přeložen do příslušného jazyka.

Zeptejte se také svého lékaře, kde a jak vyhledat pomoc v náhlých případech. Jak vypadá kontakt se zdravotnickou službou v dané zemi? Čemu byste měli věnovat zvláštní pozornost?

Na lékařskou konzultaci se vyplatí připravit předem, aby Vám nic důležitého neuteklo.

Služební cesta do zahraničí – zkontrolujte auto

Kromě všech výše uvedených problémů je třeba věnovat pozornost ještě několika věcem. Ujistěte se, že Vás během cesty nic nepřekvapí.

Ujistěte se, že auto, kterým jedete do zahraničí:

  • je technicky v pořádku,
  • prošlo všemi nezbytnými kontrolami,
  • je řádně vybaveno (mj. hasicím přístrojem, lékárničkou a výstražným trojúhelníkem),
  • má platné pojištění.

Připravte si kontrolní seznam se všemi výše uvedenými věcmi a … jedeme!

arrow Zpět na Blog